Roczne rozliczenie składki zdrowotnej na zasadach ogólnych jest obowiązkowe. Za 2025 rok należy wykazać je w dokumentach ZUS za kwiecień 2026 r. i przekazać do ZUS najpóźniej 20 maja 2026 r. Rozliczenie porównuje sumę składek wpłaconych w ciągu roku z kwotą należną od rocznego dochodu.
Kogo dotyczy roczne rozliczenie?
Obowiązek obejmuje przedsiębiorców, którzy w rozliczanym okresie podlegali ubezpieczeniu zdrowotnemu i byli opodatkowani:
- skalą podatkową
- podatkiem liniowym
- ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych
Ten tekst dotyczy przede wszystkim skali podatkowej. W tym przypadku składka zdrowotna wynosi 9% podstawy, z uwzględnieniem obowiązującej minimalnej podstawy.
Trzeba rozróżnić rok kalendarzowy od roku składkowego. Dla skali podatkowej i podatku liniowego rok składkowy obejmuje co do zasady okres od lutego do stycznia następnego roku. Sama roczna podstawa dla rozliczenia za 2025 rok jest jednak ustalana na podstawie danych dotyczących dochodu osiągniętego w 2025 roku. Miesiące bez podlegania ubezpieczeniu, w tym pełne miesiące zawieszenia działalności, mogą zmniejszać ich liczbę przyjmowaną do rozliczenia.
Jak obliczyć roczną podstawę składki?
Przy skali podatkowej podstawą jest dochód z działalności ustalony według zasad właściwych dla podatku dochodowego, z uwzględnieniem przepisów dotyczących składki zdrowotnej. Obliczenie można uporządkować w trzech krokach:
- Ustal dochód z działalności, czyli przychody pomniejszone o koszty uzyskania przychodów.
- Pomniejsz dochód o opłacone składki na ubezpieczenia społeczne, jeżeli nie zostały wcześniej zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
- Porównaj otrzymaną wartość z minimalną podstawą wynikającą z liczby miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu.
W rozliczeniu za rok składkowy rozpoczęty 1 lutego 2025 r. minimalna miesięczna podstawa dla przedsiębiorców na skali wynosiła 75% minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w tym dniu, czyli 3499,50 zł przy minimalnym wynagrodzeniu 4666 zł. Roczna podstawa nie może być niższa niż iloczyn tej kwoty i liczby miesięcy podlegania ubezpieczeniu.
Dochód wykazywany dla składki zdrowotnej nie zawsze będzie identyczny z dochodem z zeznania PIT. Przy jego ustalaniu trzeba uwzględnić między innymi zasady dotyczące remanentu, składek społecznych oraz sprzedaży środków trwałych. Od 2025 roku dochód ze sprzedaży środka trwałego może zostać wyłączony z podstawy składki zdrowotnej na zasadach określonych w przepisach. Przy takim przypadku trzeba porównać dostępne warianty i zachować zgodność z dokumentacją podatkową.
Nadpłata lub niedopłata – co zrobić?
Po obliczeniu rocznej składki porównaj ją z sumą składek wykazanych za rozliczany okres. Wynik determinuje dalsze działanie:
| Sytuacja | Działanie | Termin |
|---|---|---|
| Niedopłata | Wpłać różnicę razem ze składkami należnymi za kwiecień 2026 r. | Do 20 maja 2026 r. |
| Nadpłata | Złóż elektroniczny wniosek o zwrot nadpłaty przez PUE ZUS | Do 1 czerwca 2026 r. |
| Nadpłata bez wniosku | ZUS rozliczy ją na koncie płatnika, o ile nie ma zaległości i nie wystąpią rozbieżności z danymi KAS | Co do zasady do końca 2026 r. |
Wniosek o zwrot nadpłaty jest udostępniany na koncie płatnika w PUE ZUS po złożeniu dokumentu z rocznym rozliczeniem. Należy go sprawdzić, wskazać rachunek bankowy i podpisać elektronicznie. Jeżeli na koncie występują zaległości, ZUS może zaliczyć nadpłatę na ich poczet zamiast wypłacać ją przedsiębiorcy.
Jak złożyć rozliczenie w ZUS?
Roczne rozliczenie wykazuje się w dokumencie składanym za kwiecień. W zależności od sytuacji przedsiębiorcy należy zwrócić uwagę na następujące elementy:
- ZUS DRA składa osoba prowadząca jednoosobową działalność i rozliczająca składki wyłącznie za siebie.
- ZUS RCA składa płatnik, który rozlicza także inne osoby ubezpieczone.
- Roczne dane wpisuje się w bloku rocznego rozliczenia składki zdrowotnej, odpowiednio w ZUS DRA albo ZUS RCA.
- Dokument należy wysłać elektronicznie przez PUE ZUS, a przed wysyłką sprawdzić liczbę miesięcy, dochód, sumę należnych składek i formę opodatkowania.
- Jeżeli działalność była zawieszona lub zakończona w kwietniu, nadal może powstać obowiązek złożenia samego rocznego rozliczenia, bez miesięcznej deklaracji.
Przedsiębiorca, który był objęty ubezpieczeniem zdrowotnym choćby przez część 2025 roku, co do zasady powinien ustalić, czy podlega obowiązkowi rozliczenia. Działalność zawieszona przez cały rok zwykle nie powoduje tego obowiązku, ale wznowienie jej w styczniu 2026 roku przy skali podatkowej może oznaczać konieczność rozliczenia jednomiesięcznego okresu składkowego.
Na co uważać?
Najczęstsze błędy wynikają z pomylenia roku kalendarzowego ze składkowym, wpisania niewłaściwej liczby miesięcy albo nieuwzględnienia składek społecznych odliczanych poza kosztami. Jeżeli po złożeniu zeznania PIT zmieni się dochód, trzeba sprawdzić, czy konieczna jest także korekta rocznego rozliczenia w ZUS. Korekta danych podatkowych i ubezpieczeniowych powinna być ze sobą zgodna.
ZUS ostrzega także przed fałszywymi SMS-ami informującymi o rzekomym błędzie w rozliczeniu. Nie klikaj w linki z takich wiadomości i nie podawaj numeru PESEL, danych karty ani danych logowania. Status rozliczenia sprawdzaj bezpośrednio na koncie PUE ZUS, a wątpliwości dotyczące danych porównuj z dokumentami przekazanymi do KAS.
Najważniejsze działanie to przygotowanie ZUS DRA albo ZUS RCA za kwiecień i wysłanie dokumentu do 20 maja 2026 r. Niedopłatę trzeba opłacić w tym samym terminie, a o zwrot nadpłaty wystąpić elektronicznie do 1 czerwca 2026 r.
Artykuł nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Przy nietypowej sytuacji, korekcie zeznania lub rozbieżnościach między dokumentami ZUS i KAS skonsultuj się z księgowym albo doradcą podatkowym.
