Tak, zamknięcie działalności nie znosi obowiązku rocznego rozliczenia składki zdrowotnej. Rozliczenie wykazuje się w ZUS DRA, a w przypadku płatnika rozliczającego także inne osoby – w ZUS RCA, za kwiecień roku następującego po roku, którego dotyczy rozliczenie. Termin złożenia dokumentu i ewentualnej dopłaty przypada co do zasady na 20 maja. Nie ma jednego uniwersalnego kodu – zależy on od statusu ubezpieczeniowego i historii wykorzystanych ulg.
Jaki kod ZUS wybrać po zamknięciu firmy?
Przygotowując wyłącznie roczne rozliczenie składki zdrowotnej, nie wybierasz automatycznie kodu, który obowiązywał w ostatnim miesiącu prowadzenia firmy. Znaczenie ma to, czy w tym momencie nadal przysługiwała Ci dana ulga, czy jej okres już się zakończył.
Jeżeli ulga wygasła, a składasz dokument zawierający tylko roczne rozliczenie, najczęściej należy zastosować kod właściwy dla standardowego ubezpieczenia, czyli 05 10. Przed wysyłką trzeba jednak porównać kod z historią zgłoszeń w ZUS. Zestawienie pomaga określić kierunek, ale nie zastępuje weryfikacji konkretnego przypadku:
| Sytuacja lub wcześniej stosowana ulga | Kod ZUS | Komentarz |
|---|---|---|
| Standardowa działalność bez trwającej ulgi | 05 10 | Najczęściej stosowany kod przy samym rocznym rozliczeniu po ustaniu ulg. |
| Ulga na start, której okres już się zakończył | 05 40 | Przed wysyłką sprawdź, czy dokument dotyczy okresu po zakończeniu ulgi i czy kod odpowiada danym ZUS. |
| Mały ZUS Plus, kod używany w czasie aktywności firmy | 05 10 | Przy składaniu wyłącznie rocznego rozliczenia po zamknięciu lub zawieszeniu działalności nie stosuje się automatycznie kodu 05 90. |
Wątpliwości mogą pojawić się zwłaszcza wtedy, gdy działalność zamknięto w trakcie roku, zmieniono formę opodatkowania albo korzystano kolejno z kilku ulg. W takiej sytuacji sprawdź dane na profilu płatnika w PUE/eZUS lub skontaktuj się z ZUS. Nie wybieraj kodu wyłącznie dlatego, że był używany w jednej z wcześniejszych deklaracji.
Jak przygotować ZUS DRA po wyrejestrowaniu działalności?
Jeżeli firma została zamknięta przed kwietniem, deklaracja za kwiecień może zawierać wyłącznie roczne rozliczenie. Przygotuj wcześniej dokumenty, na podstawie których ustalisz podstawę i liczbę miesięcy podlegania ubezpieczeniu:
- KPiR albo ewidencję przychodów za rozliczany rok.
- Roczne zeznanie podatkowe i dane o dochodzie lub przychodzie.
- Zestawienie należnych składek zdrowotnych wykazanych w deklaracjach.
- Potwierdzenia opłaconych składek oraz informacje o okresach zawieszenia i zmianach formy opodatkowania.
Samą deklarację przygotujesz według następującej kolejności:
- Zaloguj się do PUE/eZUS i przejdź do modułu tworzenia deklaracji rozliczeniowych.
- Wybierz deklarację za kwiecień roku następującego po rozliczanym roku.
- Jeżeli działalność była już zamknięta, odznacz część dotyczącą bieżącego miesięcznego rozliczenia składek.
- Zaznacz opcję rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.
- Wybierz formę opodatkowania obowiązującą w rozliczanym okresie i wpisz liczbę miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu.
- Uzupełnij dochód albo przychód, podstawę wymiaru oraz sumę należnych składek zgodnie z dokumentami przekazanymi do ZUS.
- Sprawdź kod ubezpieczenia, wyślij dokument i zachowaj potwierdzenie złożenia.
Ostrzeżenie: deklaracja może zostać odrzucona, jeśli liczba miesięcy, suma składek albo forma opodatkowania nie zgadzają się z danymi zapisanymi na koncie płatnika w ZUS. Przed wysyłką porównaj te informacje z deklaracjami DRA lub RCA złożonymi za poszczególne miesiące.
Roczne rozliczenie w ZUS DRA czy ZUS RCA?
Osoba prowadząca jednoosobową działalność i rozliczająca wyłącznie własne składki składa roczne dane w ZUS DRA, w części przeznaczonej na roczne rozliczenie składki zdrowotnej. Jeżeli płatnik rozlicza także inne osoby, właściwym dokumentem może być ZUS RCA. Samo zamknięcie firmy nie zmienia rodzaju formularza, który wynika z wcześniejszego sposobu rozliczania ubezpieczonych.
Dlaczego rok składkowy ma znaczenie?
Rocznego rozliczenia nie zawsze dokonuje się według prostego okresu od stycznia do grudnia. Przy ryczałcie ewidencjonowanym podstawą jest co do zasady przychód z roku kalendarzowego. Przy skali podatkowej i podatku liniowym stosuje się rok składkowy obejmujący okres od lutego do stycznia następnego roku.
Dlatego przy zamknięciu działalności w grudniu lub styczniu trzeba sprawdzić, czy zakończenie nastąpiło przed końcem właściwego roku składkowego. Dochód z ostatniego miesiąca działalności może zostać uwzględniony dopiero w rozliczeniu rocznym, nawet jeśli firma nie działa już w kwietniu. Zmiana formy opodatkowania w trakcie okresu oznacza natomiast konieczność rozliczenia poszczególnych części według różnych zasad.
Co dzieje się po złożeniu rozliczenia?
Jeśli wyliczenie wykaże niedopłatę, trzeba uregulować ją w terminie złożenia rozliczenia, czyli co do zasady do 20 maja. Zwłoka może spowodować naliczenie odsetek i dochodzenie należności przez ZUS.
Przy nadpłacie na profilu płatnika w PUE/eZUS powinien pojawić się elektroniczny wniosek RZS-R. Uzupełnij go, zweryfikuj numer rachunku bankowego i wyślij elektronicznie. Brak wniosku oznacza, że nadpłata pozostanie na koncie płatnika i zostanie rozliczona zgodnie z zasadami ZUS, zamiast trafić bezpośrednio na rachunek.
Najważniejsze jest więc ustalenie właściwego okresu rozliczenia, liczby miesięcy podlegania ubezpieczeniu i kodu wynikającego z historii ulg. W typowej sytuacji po zakończeniu ulgi lub przy rozliczeniu Małego ZUS Plus wyłącznie za rok najczęściej stosuje się 05 10, ale nietypową historię zgłoszeń trzeba potwierdzić w ZUS.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W przypadku rozbieżności między własnymi wyliczeniami a danymi ZUS skonsultuj sprawę z ZUS lub specjalistą.
