Jak wypełnić rozliczenie zaliczki?

Czym jest rozliczenie zaliczki?

Zaliczka pracownicza to kwota przekazana pracownikowi na określony cel, na przykład zakup materiałów, opłacenie kosztów podróży służbowej lub nabycie usług na rzecz firmy. Rozliczenie zamyka ten rozrachunek poprzez wskazanie, na co wydano pieniądze, i ustalenie, czy powstała kwota do zwrotu albo dopłaty.

Termin rozliczenia powinien wynikać z regulaminu wewnętrznego firmy. Jeżeli regulamin go nie określa, termin należy wskazać w dokumencie potwierdzającym wypłatę zaliczki.

Uwaga: rozliczenie zaliczki nie ma związku z formularzem PIT-2. PIT-2 dotyczy oświadczeń pracownika wpływających na obliczanie miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy. Rozliczenie zaliczki pracowniczej dotyczy pieniędzy przekazanych na wydatki firmowe.

Jak wypełnić rozliczenie zaliczki krok po kroku?

Dokument rozliczeniowy powinien pozwolić na powiązanie pobranej kwoty z konkretnymi wydatkami. Standardowa procedura wygląda następująco:

1. Pobierz zaliczkę i ustal termin rozliczenia – dokument wypłaty powinien wskazywać pracownika, kwotę, cel oraz termin przedstawienia rozliczenia.
2. Zbierz dowody wydatków – dołącz faktury, rachunki, bilety, potwierdzenia opłat lub dokument „Polecenie wyjazdu służbowego”. Faktury zakupowe powinny zawierać prawidłowe dane firmy.
3. Wpisz wydatki do formularza – podaj datę dokumentu, numer faktury lub rachunku, opis zakupu, kwotę brutto oraz, jeśli jest to potrzebne, kwotę netto i VAT.
4. Porównaj wydatki z pobraną zaliczką – zsumuj udokumentowane koszty i wskaż różnicę do zwrotu albo kwotę należną pracownikowi.
5. Przekaż rozliczenie do akceptacji – przełożony lub dział księgowości sprawdza celowość wydatków, kompletność dokumentów i zgodność z regulaminem.
6. Zamknij rozrachunek – pracownik zwraca niewykorzystaną część zaliczki do kasy lub na rachunek firmy, a firma wypłaca różnicę, jeżeli wydatki były wyższe od pobranej kwoty.

Przy rozliczeniu podróży służbowej do dokumentu dołącza się także rozliczenie kosztów podróży. Wydatki bez faktury lub rachunku można uwzględnić tylko wtedy, gdy pozwalają na to przepisy albo wewnętrzne zasady jednostki i pracownik złoży wymagane oświadczenie.

Jak zaksięgować rozliczenie zaliczki?

Podstawowym kontem do ewidencji zaliczek pracowniczych jest konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. W analityce należy prowadzić imienne rozrachunki, tak aby można było ustalić saldo dotyczące konkretnego pracownika i tytułu zaliczki. Konto 23-4 może wykazywać saldo Wn, gdy firma ma należność od pracownika, albo saldo Ma, gdy firma ma zobowiązanie wobec pracownika.

Przykładowy schemat dla zaliczki w wysokości 300 zł, rozliczonej fakturą na 246 zł i zwrotem 54 zł do kasy przedstawia się następująco:

W prostszym wariancie wartość brutto faktury można zaksięgować bezpośrednio na koncie 23-4, jeżeli przyjęty plan kont i sposób dokumentowania operacji na to pozwalają. Wypłata zaliczki z kasy przebiega analogicznie, lecz po stronie Ma stosuje się konto 10 zamiast 13-0.

Co zrobić, gdy pracownik wydał więcej albo nie rozliczył zaliczki?

Jeżeli udokumentowane wydatki przewyższają pobraną zaliczkę, firmie powstaje zobowiązanie wobec pracownika. Dopłatę księguje się po stronie Wn konta 23-4 i po stronie Ma konta 10 albo 13-0.

Brak dokumentów i brak zwrotu pieniędzy powodują, że na koncie 23-4 pozostaje saldo Wn. Oznacza ono nierozliczoną należność firmy od pracownika. Najpierw pracodawca powinien wezwać pracownika do przedstawienia dokumentów albo zwrotu kwoty, zgodnie z procedurą obowiązującą w jednostce.

Jeżeli zaliczka nadal nie zostanie rozliczona, pracodawca może rozważyć potrącenie jej z wynagrodzenia na zasadach określonych w art. 87 i 87¹ Kodeksu pracy. Potrącenie nie może naruszać ustawowych ograniczeń i kwot wolnych. W przypadku wątpliwości, zwłaszcza przy sporze z pracownikiem, należy uzyskać poradę specjalisty prawa pracy.

Nie należy automatycznie pomniejszać pensji tylko dlatego, że pracownik nie oddał zaliczki. Trzeba sprawdzić podstawę potrącenia, kolejność potrąceń oraz obowiązujące limity.

Weryfikacja przed zatwierdzeniem rozliczenia

Przed przekazaniem dokumentu do księgowania sprawdź następujące elementy:

• Czy faktura zawiera prawidłowe dane firmy jako nabywcy?
• Czy wydatek jest związany z celem, na który wypłacono zaliczkę?
• Czy dołączono wszystkie faktury, rachunki, bilety i wymagane oświadczenia?
• Czy rozliczenie zostało złożone w terminie określonym w regulaminie lub dokumencie wypłaty?
• Czy suma wydatków i kwota zwrotu albo dopłaty odpowiada pobranej zaliczce?
• Czy rozrachunek na koncie 23-4 został przypisany do właściwego pracownika?

Najważniejsze jest zamknięcie całego rozrachunku: dokumenty powinny potwierdzać wydatek, a saldo konta 23-4 po rozliczeniu powinno wynosić zero albo odpowiadać uzasadnionej kwocie należnej pracownikowi.